Un proyecto concreto con un sujeto claro y contexto real.
Un museo regional con un fondo de 1.200 manuscritos del siglo XVI al XIX necesitaba un sistema para registrar la entrada de nuevas adquisiciones y donaciones. El proceso anterior dependía de hojas de cálculo sin control de versiones, lo que generaba duplicados y pérdida de información sobre el estado de conservación inicial.
Se diseñó un portal de incorporación que estandariza la captura de datos: tipo de soporte, dimensiones, técnica de escritura, sellos, marcas de agua, daños visibles y prioridad de intervención. Cada ingreso genera un identificador único vinculado a una ficha paleográfica y a un registro fotográfico inicial.
Se desarrolló una interfaz web con formularios específicos para cada clase documental (legajos, libros de actas, mapas, partituras). El sistema valida campos obligatorios —como la datación por filigrana o la presencia de tintas ferrogálicas— y asigna automáticamente un nivel de urgencia de restauración. La base de datos se aloja en un servidor local del museo, con copia de seguridad diaria cifrada.
En los primeros seis meses se registraron 340 ingresos sin errores de duplicación. El tiempo de alta por documento se redujo de 25 a 8 minutos. El museo ahora puede generar informes de estado de la colección en tiempo real, y el portal sirve como fuente de datos para el plan anual de conservación preventiva.