Una renovación pensada para equipos de catalogación y consulta interna.
El panel de seguimiento de proyectos del archivo había crecido sin una estructura clara. Los operadores de digitalización y los paleógrafos accedían a la misma vista genérica, lo que generaba confusión entre tareas pendientes de transcripción y lotes ya procesados. La falta de filtros específicos por tipo de documento (incunable, manuscrito notarial, partitura) ralentizaba la asignación diaria.
Se rediseñó el dashboard en tres capas: una vista de resumen para la coordinación general, una vista por lote para los restauradores y una vista de ítem individual para los transcriptores. Cada capa muestra solo los campos relevantes —estado de conservación, nivel de urgencia, fecha de ingreso y responsable asignado— sin saturar la interfaz con datos de otras fases.
Se incorporó un sistema de etiquetas basado en el vocabulario controlado del archivo (soporte, siglo, tipo de escritura) que permite filtrar sin necesidad de escribir consultas complejas. Los cambios se probaron durante cuatro semanas con tres equipos distintos.
La migración se realizó por fases: primero se actualizó la vista de coordinación, luego se desplegaron las vistas específicas para cada perfil. Se mantuvo el acceso al histórico completo mediante un enlace secundario, para no perder trazabilidad. La formación con los equipos duró dos sesiones de una hora, centradas en los nuevos filtros y en la interpretación de los indicadores visuales de prioridad.
El tiempo medio para localizar un lote concreto pasó de unos cuatro minutos a menos de uno. Los transcriptores reportaron menos errores al identificar documentos pendientes, y los coordinadores dejaron de recibir consultas sobre el estado de proyectos ya cerrados. El dashboard se convirtió en la herramienta de referencia diaria, sin necesidad de informes paralelos.